|
Наша методика быстрого внедрения E-University прошла проверку и доказала свою успешность в десятках проектах, проведенных нашей компанией.Консультанты компании имеют большой опыт внедрения E-University в различных учебных заведениях и корпоративных университетах и могут обеспечить выполнение всего комплекса работ от постановки задачи до эффективного внедрения системы в эксплуатацию.
Цель, положенная в основу методики - обеспечить:
-
Максимально быстрый возврат инвестиций в E-University
-
Позитивное отношение к системе конечных пользователей.
В основу методики положены следующие ключевые факторы достижения успеха:
-
Основные пользователи со стороны заказчика должны быть вовлечены в проект внедрения
-
В процессе сбора сведений должна быть выполнена подготовка прототипа системы.
-
Возможности по конфигурированию системы должны обеспечивать высокую эффективность процесса внедрения
-
Инфраструктура учебного заведения должна быть максимально интегрирована с E-University
-
Учебно-методические и Бизнес-процессы ВУЗА должны быть реализованы в системе
-
За счет постепенного "мягкого" перехода к использованию системы в повседневной работе должно быть достигнуто позитивное отношение пользователей.
Реализация внедрения на основе данной методики включает следующие основные этапы:
-
Анализ и прототип
-
Внедрение
-
Запуск в эксплуатацию
-
Поддержка после введения в эксплуатацию
Анализ и прототип
Точный анализ и описание учебно-методических и бизнес-процессов ВУЗА играет очень важную роль в обеспечении успеха внедрения E-University
Постановка целей
Внедрение E-University начинается с формализации целей и задач, определения круга будущих пользователей из состава структурных подразделений ВУЗА, стандартных типов активности и прав доступа к E-University. На основании описанных целей и задач будет строится схема процесса внедрения, а так же будет оцениваться эффективность внедрения E-University. Результатом этапа является документ, который содержит описанные и утвержденные цели и задачи проекта, а так же видение сторон (Разработчика и Заказчика) за счет чего и как они могут быть достигнуты в случае конкретного учебного заведения.
Согласование этапов проекта
После определения сторонами целей и задач внедрения и формирования проектной команды в составе консультанта Разработчика, представителя Руководства ВУЗА, руководителей структурных подразделений ВУЗА – будущих пользователей E-University, происходит координационное совещание, на котором команда внедрения планирует весь процесс внедрения.Результатом этого этапа являются такие письменные документы как:
-
Этапы проекта
-
Планируемый календарный график работ
-
Список пользователей, роли и функциональности
-
Формализованные инструкции пользователям по работе в системе в соответствии с учебно-методическими и бизнес процессами ВУЗА (за дополнительную плату)
-
Другие документы по желанию заказчика и за дополнительную плату
Сбор и анализ исходных данных
Целью этапа является детализированное выявление потребностей ВУЗА в организации дистанционного обучения на основании определенных раннее целей и задач. Инструмент, применяемый для решения этой задачи: Анкетирование. Для каждого конкретного случая разрабатывается свой вариант анкеты. На основании результатов анкетирования Исполнителем составляется документ "Логика организации ДО – дистанционного обучения на базе E-University", в котором предлагается оптимальный вариант ведения учебно-методических и бизнес процессов ВУЗА на базе E-University. При составлении документа анализируются анкеты сотрудников всех структурных подразделений ВУЗА – потенциальных пользователей E-University, а так же его Руководства.
Реализация и представление прототипа
Подготовка дизайна прототипа системы для ВУЗА.Подготовка тестового прототипа системы на основе её стандартных функциональных возможностей. Ключевые сотрудники компании получают в свое распоряжение тестовый доступ к прототипу E-University, для тестирования и формирования пожеланий и уточнений.Внесение изменений в прототип системы на основании пожеланий Заказчика.Результатом этапа является документ, одобряющий тестовый прототип системы и утверждающий его, как основной вариант будущей системы ДО данного ВУЗА – АКТ об итоговом определении конфигурации.
Внедрение
Подписание договора на использование E-University, определение основных параметров договора, цены, графика платежей.
После подписания договора выполняются следующие действия:
-
Установка системы на стационарных серверах разработчика в дата-центрах Москвы.
-
Конфигурирование системы в соответствии с актом об итоговой конфигурации
-
Интеграция со сторонними системами (E-University коммуникатор и E-University АТС), если услуги вошли в состав договора.
-
Создание ролей пользователей, настройка их прав доступа к функциям, объектам, отдельным информационным полям.
-
Первичный ввод данных – роль администратора университета (как правило, администратор Университета – сотрудник Университета)
Администратор университета осуществляет вторичный ввод данных в системы: информацию о сотрудниках, преподавателях, студентах, выстраивает иерархию документооборота в соответствии с требованиями руководства ВУЗА. Администратор Университета получает бесплатную консультационную помощь разработчика на всех этапах первичного ввода данных в объеме 24 рабочих часов. Консультации оказываются по телефону, в офисе ВУЗА, по электронной почте.Если Университет принимает решение об аутсорсинге услуг администратора у разработчика, то первичный и вторичный ввод данных в систему осуществляет разработчик. Эта услуга является платной.
Запуск в эксплуатацию
Перед запуском в эксплуатацию важно отвести определенное время на работу E-University в "пилотном" режиме – минимум 2 месяца. За это время необходимо:
1) Добиться психологического принятия сотрудниками системы. Психологическое принятие системы конечными пользователями является важным фактором успеха внедрения. Поэтому на данном этапе важно эффективное обучение пользователей методикам работы в системе.
Мы рекомендуем учебные курсы для следующих групп пользователей:
- менеджеров и сотрудников ВУЗА,
- преподавателей,
- администраторов.
Учебные курсы компактно и лаконично научат ваших сотрудников приемам работы в E-University, что повысит финансовую отдачу от внедрения системы в ВУЗЕ. Основная цель обучения заключается в донесении до конечных пользователей того, как они могут использовать новый инструмент для выполнения их повседневных задач.
Обучение является ролевым - т.е. кроме общего курса обучения разрабатываются ролевые курсы в соответствии с задачами каждых отдельных пользователей либо групп пользователей.Важно четко придерживаться намеченных ранее планов проекта. Это позволяет обеспечить соответствие результатов ожиданиям и не затянуть процесс внедрения "до бесконечности". Для экономии времени некоторые задачи решаются параллельно, например подготовка, импорт данных и обучение пользователей.
2) Обеспечить корректный перенос имеющихся данных в систему, включая электронные учебные курсы. По результатам аттестации навыков сотрудников, проверки баз данных студентов, преподавателей, менеджеров, а так же готовности электронных учебных курсов принимается решение о запуске системы в "промышленную" эксплуатацию.
|
